町内会や自治会。

同じ地域に暮らし、地域の清掃、防災訓練、資源回収、お祭りなど、さまざまな活動を一緒に支える団体です。

でも、同じ団体に所属しているからといって、普段から頻繁に連絡を取り合う関係とは限りません。

役員も一年や二年で交代する。

世代も違う。

スマートフォンの使い方も違う。

そんなメンバーみんなへ連絡するために、どんな方法を使えばよいのでしょう。

LINEグループを作ればいい？

一斉に連絡するなら、LINEグループを作る方法もあります。

普段からLINEを使っている人たちなら、とても便利です。

でも、

「LINEはよく分からない」

という人がいるかもしれません。

アプリは使っていても、グループへの参加方法が分からない人もいるでしょう。

せっかく参加してもらっても、普段ほとんどLINEを確認しないのであれば、大切なお知らせを見落としてしまうかもしれません。

そして、そもそも町内会や自治会に必要なのは、いつでも会話できる「グループ」なのでしょうか。

必要なのは、

運営側から、必要な情報をみんなへ届けるための連絡網。

それだけ、という場合もあります。

携帯電話番号で、連絡網を作る

そんなとき、一斉送信SMSを連絡手段の一つとして使うことができます。

必要なのは、送信先となる携帯電話番号です。

たとえば、

「明日の資源回収は、雨天のため中止となりました。」

「防災訓練の会場が○○公民館へ変更になりました。」

「次回の町内清掃は10月○日、午前8時からです。」

必要な情報を、登録されている携帯電話番号へ一斉に送信する。

受け取る側に、新しいアプリをインストールしてもらう必要はありません。

特定のグループへ参加してもらう必要もありません。

もちろん、順に音声で電話をして次の方へ！も、不要です。

携帯電話番号を連絡先として登録してもらえば、それが連絡網になります。

「みんなで話す」と「みんなに知らせる」は違う

もちろん、LINEグループのようなコミュニケーションが向いている場面もあります。

イベントについて相談する。

写真を共有する。

役員同士で話し合う。

そんなときには、会話のできるツールが便利です。

でも、

資源回収の日程。

防災訓練のお知らせ。

清掃活動の時間。

総会の日程。

こうした情報は、必ずしもみんなで話し合う必要はありません。

「みんなで話す場所」と、「みんなに知らせる方法」は、同じでなくてもいい。

そう考えると、団体の連絡はもっとシンプルにできるかもしれません。

引き継ぎやすい連絡手段として

町内会や自治会には、もう一つ特徴があります。

役員が交代することです。

ある人が作った個人的なLINEグループに、連絡網そのものが依存してしまうと、次の担当者への引き継ぎが難しくなることもあります。

団体として送信先を管理し、必要なときに一斉に連絡できる仕組みにしておけば、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなります。

誰か個人のコミュニケーションの輪ではなく、

団体の連絡手段として持っておく。

そんな使い方もできます。

※会員の電話番号などの個人情報は、利用目的を明確にし、団体のルールに沿って適切に管理することも大切です。

小さな団体に、ちょうどいい通信

町内会や自治会に、大がかりなシステムは必要ないかもしれません。

毎日メッセージを送る必要もありません。

でも、

「これは、みんなに知らせておきたい。」

という日はあります。

そんなときのために、携帯電話番号でつながる連絡網を用意しておく。

グループを作らなくても、連絡網は作れます。

小さな団体にも、ちょうどいい通信を。