教育現場でのSMSマーケティングの活用 (SMS送信ツールユースケース！）

現在、保育園・幼稚園・小学校・大学などの教育機関では、頻繁に様々な方法で連絡を行うことが課題として存在しています。この状況において、SMSを上手に使用することでスマートな対応が可能となり、多くの教育機関がSMSを使用するようになってきています。取り組むべき具体的な課題には下記のようなものがあります。

突発的な緊急事態（自然災害発生時や集団ウイルス感染）が起こった際、学級閉鎖や臨時休園・休校の措置を取る必要がある際、LINEや電話で保護者に連絡しているケースが多くあります。しかし、LINEはアプリをインストールされている方のみが対象ですし、電話の連絡ではすぐにつながらない人もいます。一刻も早い連絡が求められる状況においての連絡はとても難しいものです。
保育園・幼稚園・小学校に通う子どもたちの多くは、体調不良や怪我で早退しなければならなかったり、病院での受診が必要となった場合、保護者とすばやく早く連絡を取らなくてはなりません。しかし、保護者がお仕事や他の用事をしている場合、連絡がすぐにつかないケースがあります。
保育園・幼稚園・小学校の行事を案内をする際は、多くの工夫をしなければいけません。通常であれば、先生方は、必要事項や詳細を紙に起こし、出力したプリントを園児・児童を通して家庭に配布していますが、作成時間には多大な時間がかかりますし、プリントそのものを園児・児童が紛失しまうことや、保護者に連絡が行き届かないケースも多く見られます。

このような場合にSMSマーケティングはどのように役立つか、今日はじっくり考えてみたいと思います。その前にSMSについて軽くおさらいをしておきましょう。

・SMSとは

SMSとはショートメッセージサービス(Short Message Service)の略で、ショートメールなんて言われたりすることもあります。電話番号を利用したメールといった感じで、送信の際には相手の電話番号を利用します。文字数に制限があり、画像やファイルは送信することができず、Wi-Fiに接続されていても送信することはできません。文字制限があり、件名を記入することはできません。

更に詳しくは私たちの過去の記事「SMSってどんなサービス？」をぜひご覧ください！

・SMSマーケティングのメリット

アプリによるインターネットを利用したメッセージサービスが盛んな今でも、SMSには独自の利点があります。SMS活用の大きなメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

圧倒的に到達率と開封率が高いこと
電話番号のみで送付可能なこと。

上記のような特徴がありますので、SMSは少ない情報量ではあるが、必ず見てほしい重要を伝える場合とても有効に活用できると考えられます。学校の保護者の方はスマホは持っていなくても、携帯電話は必ず持っていることでしょう。SMSは携帯電話に標準搭載されている機能ですので、ユーザーはSMSを使用するために特別な設定をする必要がありません。準備を何もしなくても利用できるのです。また、SMSはすぐに使えるため、幅広い年代の方に対してマーケティングできる方法なのです。

・SMSが有効活用できるタイミングと期待効果

保育園・幼稚園・小学校・大学などの教育現場においては、連絡手段にSMSを活用することで多くの効果が期待できます。大まかに説明しますと、緊急性が求められる対応連絡も、保護者に対して確実に通知することが可能です。保護者が不在だったり他の理由で電話連絡が到達しなかった際でもかけ直しは不要ですし、LINE等のSNSをインストール利用されていない保護者に個別に連絡する必要もありません。SMSを活用することによって、教育現場では迅速な対応と業務効率化を実現することが出来るのです。また、緊急性は低いけども保護者に確実に連絡をする必要がある学校行事の案内なども、SMSで連絡をしておけば、保護者はメッセージを受信し、内容を把握できますので安心することができます。

もちろん、SMSはコミュニケーション手段の一つですので、すべてのシーンで何にでも活用できる訳ではありません。しかしながら、その特徴を理解した上で活用すれば、業務効率化の面でも様々な効果を得ることができるのです。教育現場と保護者との間のコミュニケーションをすばやく、そして円滑に実行出来るよう、SMSだけでなく他の連絡手段の特徴を理解し、効果的に活用していくようにします。

・教育機関でのSMS送信サービス利用例

以下の記事では、具体的にどのようにSMSが活用できるかの利用例を説明していきます。SMSを業務に使用する上でイメージしやすくなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

｜WEB入学案内

例えば、専門学校が入学を考えている生徒に対して入学案内を行いたいときにも、SMS配信サービスは非常に有効なのです。一例として、入学案内用のページに誘導したい場合を考えることにします。電話やパンフレットなどでウェブサイトのURLを残してページを閲覧してくれるよう働きかけても、結局のところ自分でサイトを探したり、URLを入力したりしなければアクセスできませんので、面倒だと思われる可能性があります。しかし、SMSのメッセージに入学案内ページのURLを記載しておけば、メッセージからそのままページにアクセスできるので、閲覧してくれる可能性が高まるのです。

｜資料請求への返答や書類手続きの連絡

実際に入学を検討している方や、または決めている方への連絡手段としてもSMS送信サービスは便利のツールです。例えば、資料請求への返答や面談召集、そして書類手続きに関する連絡など、必要なお知らせを手軽に送ることができます。通常は入学に向けて、学校と入学希望者はさまざまなやり取りを行うことが多いのです。遅れることなくスケジュールを進行していくためには、スピーディーな連絡が不可欠と言えます。SMSは多くの人に素早くメッセージを送ることができますし、受信者は手軽にそれを確認できます。SMSは教育機関と入学希望者双方にとって利点の多いサービスなのです。

｜授業休講・変更連絡

さまざまな事情により、カリキュラム通りの授業や講座が行えない場合もあります。そのような際には、すぐに生徒や関係者に連絡を行わなければなりませんが、SMS送信サービスを活用するとスムーズで連絡をすることができます。先程述べたように、SMSは到達率が高いため、生徒全員に遅れることなく連絡することができます。SMSは、メッセージが届いたことに気付いてもらいやすいサービスですので、休講や変更連絡などできる限り早く連絡したいケースにとても向いているのです。

｜保護者への連絡に使用可

保護者に連絡するツールとしてもSMS送信サービスはとても推奨できます。提出が必要な書類を渡さなければいけない場合でも、生徒が書類を渡し忘れてしまって、保護者まで届かないということはよくあります。そういった状況を回避するためには、保護者に直接電話した方が良いのです。ただ、電話をする手間や、不在などの理由で連絡がつかないことも多くあります。その点、SMSは連絡先として預かっている番号へ直接メッセージを送れるサービスです。保護者からも携帯電話番号の利用についても理解を得やすい傾向にあります。

｜オープンキャンパスの案内

オープンキャンパスの案内にも、SMS送信サービスが活用できます。一般的なオープンキャンパスの案内方法としては、「パンフレットの郵送」や「電話勧誘」などが今まで主要でした。パンフレットはイベントや行事の内容が詳しくわかるというメリットがありますが、一方で、送付のための封入・発送などの手間が多くかかります。そして、電話は一度に多くの人にアプローチするのにあまり向かない方法です。

SMS送信サービスを利用すれば、本人の携帯電話に直接メッセージが届きますので直接働きかけることができます。また、資料のURLをメッセージ内に記載すれば、パンフレットを印刷したり郵送したりするコストを省くこともできるのです。

｜保護者面談の日程調整

保護者面談の日時設定をしたくても、保護者が多忙な平日はやり取りが難しいケースが多くあります。要件が伝達出来ないことで、面談の設定が進まず調整に苦労することがよくあります。しかし、SMSを使うことで、伝えたい情報を文字に残せますし、折り返し電話が増えて調整をスムーズにすることができます。

｜災害時などの緊急連絡網

災害時の緊急連絡網は学校で必ず整備するものの一つです。一般的に、連絡網は電話を受け取った人が次の人に電話をすることで運用していきます。ただし、災害時にはそのような作業をしている時間も余裕もありません。緊急性の高い内容は、なるべく迅速に連絡する必要があるのです。ここで便利なのがSMS送信サービスです。SMS送信サービスの一斉配信機能を使えば、一斉に多くの宛先、素早く連絡することが可能なのです。緊急連絡網はスピードと確実に送ることが重要ですが、高い到達率がメリットであるSMSを活用すれば、災害対策を強固なものとすることができます。

・SMS送信サービスよる業務効率化

非常に便利なSMS送信サービスですが、その機能性をさらに高めるのがSMS送信サービスの利用です。SMS送信サービスはさらにより大きな業務効率化をサポートします。具体的にどのような効率化が可能なのか下記に説明していきます。

｜SMS一斉送信の自動化

SMSを送信する上で最も労力と時間がかかるのが送信作業です。基本的に送り先が多ければ多いほど手間や時間がかかってしまうものです。しかしながら、SMS送信サービスの一斉送信機能を利用すればその手間は省くことができます。そして、APIでSMS送信サービスのシステムと業務で利用しているシステムを連携すれば、SMS専用のインターフェースを使わなくても、業務システム側から一斉送信の操作ができるのです。SMS送受信、一括送信などのSMS送信サービスををお探しですか？ EZSMSはコミュニケーションを簡単に行える SMS送信サービスを提供しています。

・SMS 送信・受信時に注意したいこと

SMSが送れない、受け取れない、そんな場合も時には存在します。ショートメッセージを確実に送るにはどうしたら良いか、以前の記事から少し抜き出してみました。全部チェックされたい方はこちらをぜひ参考にしてください。

・受信時に注意したいこと

｜電波の状況の確認

SMS受信にはもちろん電波がつながっていることが大切です。SMSが届かない理由として電波の状態が悪いことがあります。電波の状況は場所によって異なります。以前はコンクリートの建物の中で受信状態が悪くなることがありましたが、最近ではそのようなケースはあまり見られません。都心部から離れていると契約している携帯電話会社によっては繋がりにくくなるかもしれません。電波の状況を確認して必要ならばロケーションを変えてみましょう。山間部でも電波の状態が悪くなることは多々ありますので電波を拾うことができる場所に移動する必要があります。

もしあなたが病院から出てきたり飛行機から降りたところならば、電波をオフにしたままになっているかもしれません。そういった施設や乗り物では電波をオフにするよう求められることがあるからです。「機内モード」がオンになっており電波を発さない状態になっているならもちろんSMSは受信されませんので必ずオフにしましょう。

｜空き容量の確認

スマホの空き容量を定期的に確認するのも重要です。スマホのデータがいっぱいになりすぎると、SMSが送られてきても保存できない場合もあります。またメールBOXには保存できる容量が決まっています。メッセージがいっぱいになっていませんか？不要なデータを削除して空き容量を増やしましょう。またデータ利用量はオーバーしていませんか？利用データ量が契約を超えているとSMSの送受信もストップすることがあります。またWi-Fi接続では受信できないこともあるようです。

｜SMS受信拒否の設定になっていないか

電話番号が受信拒否の設定ができるのと同じようにショートメールもSMS拒否の設定が可能です。SMSの受信拒否設定には、個人の番号を受信拒否にするほかにも、条件に該当するものをまとめて拒否する一括拒否の設定、特定の条件の人だけをはじく個別指定拒否、非通知拒否、海外事業者の拒否、他の国内事業者を拒否する設定も用意されています。もし SMSが受信できない場合はそれらの設定を見直してみることをお勧めします。迷惑メール対策のためにSMSを受信しない設定になっているかもしれません。

・送信時に注意したいこと

｜電話番号が間違っている

電話番号は登録されたものを使っているから間違うはずがない！と思い込んでいたら、相手が新しい携帯電話やスマホに変えたなんてことも。ナンバーポータビリティによって電話番号を引き継ぐことが容易になったものの、格安スマホの会社が増えたことで、番号を引き継がずに携帯電話を交換する人も増えたため、電話番号が新しくなっていることも考えられますのでまずは電話番号をチェックしてみましょう。

｜受信者側の問題である場合

SMSが送信できないのは受信者側の問題である場合もあります。考えられる原因は相手が電波の悪い状況にいること、受信拒否の設定になっていることですが、最近ではSMSそのものの契約をしていないことがあげられます。SIMのタイプは大きく分けて２種類、データSIMと音声対応SIMがあります。データSIMを利用している場合はSMSの送受信ができない場合があります。大抵は契約時にSMS機能をつけるかどうかが選べるようになっています。もし契約の際に SMSサービスをつけない選択をしていれば SMS 送れない事態が発生することになります。

・まとめ

教育現場でのSMSマーケティングの活用はいかがだったでしょうか。SMSはアプリを使用していない人でも送受信ができるため教育現場では連絡が取りやすいこと、到達率、開封率の高さ、電話番号のみで送付可能なことなどがポイントになります。利用例として入学案内、書類手続き連絡、授業の変更お知らせなどがあります。少ないメッセージでもURLを貼り付けることによって更に多くの情報を伝えることができます。

SMSのメリットを理解してウェブメッセージサービスにはない利点を利用して賢く使って行きたいですね。