同じ地域に暮らし、地域の清掃、防災訓練、資源回収、お祭りなど、さまざまな活動を一緒に支える団体です。

でも、同じ団体に所属しているからといって、普段から頻繁に連絡を取り合う関係とは限りません。

役員も一年や二年で交代する。

世代も違う。

スマートフォンの使い方も違う。

そんなメンバーみんなへ連絡するために、どんな方法を使えばよいのでしょう。

LINEグループを作ればいい？

一斉に連絡するなら、LINEグループを作る方法もあります。

普段からLINEを使っている人たちなら、とても便利です。

でも、

「LINEはよく分からない」

という人がいるかもしれません。

アプリは使っていても、グループへの参加方法が分からない人もいるでしょう。

せっかく参加してもらっても、普段ほとんどLINEを確認しないのであれば、大切なお知らせを見落としてしまうかもしれません。

そして、そもそも町内会や自治会に必要なのは、いつでも会話できる「グループ」なのでしょうか。

必要なのは、

運営側から、必要な情報をみんなへ届けるための連絡網。

それだけ、という場合もあります。

携帯電話番号で、連絡網を作る

そんなとき、一斉送信SMSを連絡手段の一つとして使うことができます。

必要なのは、送信先となる携帯電話番号です。

たとえば、

「明日の資源回収は、雨天のため中止となりました。」

「防災訓練の会場が○○公民館へ変更になりました。」

「次回の町内清掃は10月○日、午前8時からです。」

必要な情報を、登録されている携帯電話番号へ一斉に送信する。

受け取る側に、新しいアプリをインストールしてもらう必要はありません。

特定のグループへ参加してもらう必要もありません。

もちろん、順に音声で電話をして次の方へ！も、不要です。

携帯電話番号を連絡先として登録してもらえば、それが連絡網になります。

「みんなで話す」と「みんなに知らせる」は違う

もちろん、LINEグループのようなコミュニケーションが向いている場面もあります。

イベントについて相談する。

写真を共有する。

役員同士で話し合う。

そんなときには、会話のできるツールが便利です。

でも、

資源回収の日程。

防災訓練のお知らせ。

清掃活動の時間。

総会の日程。

こうした情報は、必ずしもみんなで話し合う必要はありません。

「みんなで話す場所」と、「みんなに知らせる方法」は、同じでなくてもいい。

そう考えると、団体の連絡はもっとシンプルにできるかもしれません。

引き継ぎやすい連絡手段として

町内会や自治会には、もう一つ特徴があります。

役員が交代することです。

ある人が作った個人的なLINEグループに、連絡網そのものが依存してしまうと、次の担当者への引き継ぎが難しくなることもあります。

団体として送信先を管理し、必要なときに一斉に連絡できる仕組みにしておけば、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなります。

誰か個人のコミュニケーションの輪ではなく、

団体の連絡手段として持っておく。

そんな使い方もできます。

※会員の電話番号などの個人情報は、利用目的を明確にし、団体のルールに沿って適切に管理することも大切です。

小さな団体に、ちょうどいい通信

町内会や自治会に、大がかりなシステムは必要ないかもしれません。

毎日メッセージを送る必要もありません。

でも、

「これは、みんなに知らせておきたい。」

という日はあります。

そんなときのために、携帯電話番号でつながる連絡網を用意しておく。

グループを作らなくても、連絡網は作れます。

小さな団体にも、ちょうどいい通信を。

月に一度、あるいは数か月に一度。

同じ趣味を楽しむ人たちが集まる、小さな会です。

そんな会の運営で、意外と難しいのが、

「みんなに同じ連絡を届けること」

ではないでしょうか。

みんなが同じものを見ているとは限らない

「明日の例会は、いつもの公民館ではなく○○会館です。」

そんな連絡を、会員全員に届けたい。

メールで送る？

LINEで知らせる？

もちろん、それぞれ便利な方法です。

でも、メールを毎日確認する人もいれば、数日に一度しか見ない人もいます。

LINEをよく使う人もいれば、ほとんど使わない人もいます。

グループに参加している人と、していない人がいることもあるでしょう。

同じ会のメンバーだからといって、普段使っている連絡手段まで同じとは限りません。

共通しているのは、携帯電話番号かもしれない

会員への連絡先として、携帯電話番号を登録してもらっている。

そんな団体なら、その番号をSMSの宛先として使うことができます。

たとえば、

「○○囲碁会です。明日10月○日の例会は、会場が○○会館へ変更となりました。お間違えのないようお越しください。」

必要なことだけを、短く一通。

新しいアプリをインストールしてもらう必要はありません。

LINEグループへの参加をお願いする必要もありません。

メールを開いてもらうのを待つ必要もありません。

普段使っている連絡手段が違っても、携帯電話番号宛に同じ情報を届ける。

SMSには、そんな使い方もあります。

普段の交流まで、SMSにしなくていい

もちろん、サークルのコミュニケーションをすべてSMSに変える必要はありません。

写真を共有するならLINE。

長い資料を送るならメール。

日程を掲載しておくならウェブサイト。

それぞれ、得意なことがあります。

SMSを使うのは、

「これは、会員みんなに知っておいてほしい」

というときだけでもいいのです。

会場変更。

開催日時の変更。

申込期限のお知らせ。

年に数回しか送らなくても構いません。

小さな団体に、ちょうどいい通信

小さな団体だからこそ、専用アプリや大きな会員システムまでは必要ない。

でも、大切な連絡は、できるだけみんなに届けたい。

使っているアプリも、メールを見る頻度も違う。

そんなメンバーを、無理に一つのコミュニケーションツールへ集めなくても、

必要なときだけ、携帯電話番号を共通の連絡先にする。

小さな団体にも、ちょうどいい通信を。

やり取りが続くもの。
関係が深まっていくもの。

その一方で、

1通で完結する連絡
というものもあります。

こんなときに必要になる

たとえば、

• 「本日お忘れ物がありました」
• 「明日雨のためイベントは中止です」
• 「修理が完了しました」
• 「本日までのご案内です」

これらの連絡に共通しているのは、

• 急がないけれど、早く伝えたい
• 今後の関係は続くけれど、踏み込みすぎない
• 必要だから伝えるけれど、会話は求めない

ということです。

ちょうどいい距離で伝える

こうした連絡は、

丁寧に伝えたい。
でも、出しゃばりたくはない。

関係は大切にしたい。
でも、負担はかけたくない。

そんな“ちょうどいい距離感”が求められます。

SMSは、1通で完結できる

SMSは、

• 短い
• シンプル
• 返信を前提としない

という特徴があります。

だからこそ、

1通で完結する連絡に向いています。

必要なことだけを伝え、
そのまま終わる。

それでも、
必要な情報はちゃんと届いている。

一度に送れるというメリット

こうした「1通の連絡」は、

一人に対してだけでなく、
複数の相手に同時に送る場面もあります。

たとえば、

• イベント中止のお知らせ
• 営業時間変更の案内
• 当日限定の連絡

EZSMSなら、

同じ内容をまとめて送信することができます。

会話を増やさない、という選択

連絡手段が増えた今、

つい「つながり続けること」が前提になりがちです。

でも、

すべての連絡が
関係を深める必要はありません。

むしろ、

必要なときだけ、静かに届く

そんな連絡のほうが、
心地よい場面もあります。

まとめ

1通で終わる連絡には、

• 無駄がない
• 押しつけがない
• 迷いがない

という特徴があります。

SMSは、
その形を自然に実現できる手段です。

必要なことを、必要なときに、
ちょうどいい距離で伝える。

それが、
1通で完結する連絡の価値なのかもしれません。

このシリーズでは、「SMSの静かな実用」について考えています。
派手ではないけれど、確実に効く連絡のあり方を、これからも探っていきます。