一つのイベントに、たくさんの人が参加することがあります。

参加申込を受け付けて、名簿を作って、当日の準備をして。

そして開催が近づくと、運営側にはもう一つ大切な仕事があります。

参加する人たちへ、必要な情報を届けること。

「明日は9時集合です。」

「集合場所は○○入口です。」

「雨天のため、会場が変更になりました。」

参加者が多くなるほど、この「みんなに伝える」が大きな仕事になっていきます。

同じイベントに参加していても、「グループ」ではない

スポーツクラブやサークルなら、参加者同士が顔見知りということもあるでしょう。

でも、一日だけのイベントやボランティア活動では事情が違います。

参加者同士は、お互いを知らないかもしれません。

今回初めて参加する人もいます。

一度参加したら、次に会うことはない人もいるでしょう。

そんな人たち全員を、一つのLINEグループに招待する必要があるでしょうか。

参加者にとっても、知らない人が大勢いるグループへ参加することには、抵抗があるかもしれません。

必要なのは、参加者同士がつながる場所ではなく、

運営から参加者へ、必要な情報を届けるための道。

それなら、もっとシンプルに考えることができます。

参加者の携帯電話番号へ、一斉に

参加申込の際に、連絡先として携帯電話番号を登録してもらう。

その番号へ、一斉送信SMSでお知らせを届けます。

たとえばイベント前日に、

「明日は9時、○○公園東入口に集合です。受付でお名前をお伝えください。」

これだけでも、立派なリマインダーになります。

開催直前に集合場所が変わったなら、

「本日の集合場所は、雨天のため○○会館1階へ変更となりました。」

と一斉に知らせることもできます。

参加者一人ひとりへ電話をかけたり、個別にメッセージを送ったりする必要はありません。

同じ内容を、必要な人たちへ、一度に届ける。

参加人数が増えるほど、一斉送信の便利さは大きくなります。

URLを一つ添えるだけでも

SMSには、URLを入れることもできます。

たとえば、

「明日のイベントについて、集合場所と持ち物をご確認ください。
詳細はこちら：○○○」

として、イベント案内ページへ誘導する。

参加できなくなった人のために、

「キャンセルはこちら：○○○」

と、キャンセルフォームへのURLを案内する。

SMSですべてを説明しなくても、

短いお知らせ＋必要なページへの入口

として使うことができます。

これなら、運営側が一人ずつキャンセルの電話を受けたり、メールの返信を確認したりする作業も減らせます。

前日に、自動で「明日お待ちしています」

さらに、参加申込の情報と送信の仕組みを組み合わせれば、

イベント前日の決まった時間に、

「明日は9時、○○入口でお待ちしています。」

とSMSを送ることもできます。

人が名簿を開いて、一人ずつ送信する必要はありません。

でも、受け取る人にとっては、

「あ、明日だった。」

「集合場所はここだった。」

と確認できる一通になります。

自動化というと、大きなシステムを想像するかもしれません。

けれど、

必要な人へ、必要なタイミングで、必要な情報を届ける。

そんな小さな仕組みも、自動化です。

人手の少ない団体だからこそ、機械に任せられるところは任せる。

そして運営する人たちの時間を、参加者を迎えたり、イベントそのものを良くしたりすることに使う。

そんな小さな、暖かい自動化があってもいいのではないでしょうか。

小さな団体に、ちょうどいい通信

NPOやボランティア団体では、限られた人数でたくさんの仕事をしていることがあります。

参加者へのリマインド。

集合場所の案内。

急な変更。

キャンセル受付への案内。

毎回一つひとつ対応するのではなく、一斉送信SMSやURLを上手に使って、少しだけ仕組みに任せてみる。

参加者同士を無理につなげなくてもいい。

大きなシステムを用意しなくてもいい。

「みんなに伝える」を、少しだけ楽にする。

小さな団体にも、ちょうどいい通信を。