朝早くから、実行委員や地域のボランティアが集まります。

受付をする人。

駐車場を案内する人。

ステージを手伝う人。

子どもたちを誘導する人。

会場を見回る人。

たくさんの人が、それぞれの持ち場を担当します。

しかも、一日中同じ場所とは限りません。

「午前中は受付、13時から本部、14時からステージ前。」

一人の人が、時間によっていくつもの役割を担当することもあります。

さて。

朝、一度説明しただけで、全部覚えていられるでしょうか。

スタッフだって、イベント運営のプロではない

地域のお祭りを支えているのは、イベント会社のスタッフばかりではありません。

自治会の役員。

PTAの保護者。

地域のお店の人。

学生。

その日だけ手伝ってくれるボランティア。

普段は別の仕事や生活をしている人たちが、その日だけ「運営スタッフ」になります。

だから、

時間を間違える。

持ち場を勘違いする。

次の仕事を忘れる。

そんなことがあっても、不思議ではありません。

もちろん、紙の進行表を配ることもできます。

朝のミーティングで説明することもできます。

でも、お祭りが始まれば、みんな忙しくなります。

紙をどこにしまったか分からなくなることもある。

説明されたときには覚えていたのに、目の前の仕事に夢中になって忘れてしまうこともあります。

だったら、

必要なことを、必要になる少し前に、もう一度知らせる。

という方法もあります。

SMSを、小さな「進行係」に

たとえば、あらかじめSMSを送る時刻を設定しておきます。

13:45。

○○さん、14:00からステージ前をお願いします。ショー終了後、出演した子どもたちを本部前まで誘導してください。

14:45。

○○さん、15:00から受付をお願いします。△△さんと交代してください。

決められた時間になったら、それぞれのスタッフの携帯電話へSMSが届く。

運営本部の誰かが、そのたびに、

「○○さん、次はステージです！」

と探し回る必要もありません。

スタッフ側も、

「そろそろ次の持ち場だ。」

と気づくことができます。

朝に全部伝えるより、「そのとき」に伝える

情報は、早く伝えればいいとは限りません。

午前8時に、

「14時からステージ前をお願いします」

と言われても、その間にはたくさんの仕事があります。

でも、13時45分に同じ連絡が届けば、その情報はすぐに必要になります。

必要な情報を、必要なタイミングで届ける。

スケジュール送信を使えば、そんな連絡をあらかじめ準備しておくことができます。

イベント当日は忙しくなると分かっているからこそ、前日までに送信内容と時間を設定しておく。

当日は、仕込んでおいたSMSが進行に合わせてスタッフへ届いていく。

これも、小さな自動化です。

全員に同じ連絡を送るだけが「一斉送信」ではない

イベントでは、全員へ知らせたいこともあります。

予定通り10時に開場します。

雨が強くなってきたため、○○エリアの企画を体育館へ移動します。

そんな連絡には、一斉送信が便利です。

一方で、持ち場の案内は、担当する人だけに届ければ十分です。

受付担当。

ステージ担当。

駐車場担当。

誘導担当。

あらかじめ送信先を整理しておけば、必要な人に、必要な連絡だけを届けることもできます。

「全員に何でも送る」のではなく、役割に合わせて届ける。

それなら、受け取る側にとっても分かりやすくなります。

変更があったときは、人が伝える

もちろん、お祭りは予定表どおりに進むとは限りません。

雨が降る。

ステージが押す。

出演者の到着が遅れる。

担当者が急に来られなくなる。

そんなときまで、あらかじめ設定したSMSに任せることはできません。

予定どおりの連絡は、仕組みに任せる。

予定が変わったら、人が判断して伝える。

自動化するところと、人が動くところを分けておく。

それだけでも、当日の運営は少し楽になるかもしれません。

小さな団体に、ちょうどいい通信

地域のお祭りには、大勢の人が関わります。

でも、その全員がイベント運営のプロではありません。

だからこそ、

「忘れないでください」

と人に頑張って覚えてもらうだけではなく、

忘れても大丈夫な仕組みを作っておく。

決まっている予定は、あらかじめSMSに任せる。

その分運営する人は、会場の様子を見たり、困っている人を助けたり、予定外の出来事に対応したりする。

そしてスタッフは、SMSが届いたら次の持ち場へ。

「次はどこだっけ？」を、SMSがそっと教えてくれる。

小さな団体にも、ちょうどいい通信を。